Regulamin pracy Komisji Przetargowej 2009-11-04 0838 Art. czytany: 3318 razy Regulamin pracy Komisji Przetargowej Załącznik nr 3 do Zarządzenia 1/2009 z dnia 10.02.2009r. Regulamin pracy Komisji Przetargowej stosowany do udzielania zamówień sektorowych przez Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Skarżysku-Kamiennej dokonywanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008r Nr 171 poz.1058); cyt. dalej jako: Pzp. Rozdział 1 - Postanowienia ogólne § 1 1. Regulamin określa szczegółowy zakres i tryb pracy komisji przetargowej, powoływanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Miejskim Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Skarżysku-Kamiennej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”. 2. Komisja Przetargowa, zwana dalej Komisją, działa na podstawie zarządzenia Dyrektora Zarządu Spółki w sprawie powołania Komisji Przetargowej do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne. § 2 1. Komisja Przetargowa jest zespołem pomocniczym Kierownika Zamawiającego – Dyrektora Zarządu Spółki, powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz badania i oceny ofert, a także dokonania innych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Komisja Przetargowa składa się z co najmniej trzech osób: a. Przewodniczącego Komisji, b. Członka /członków/ Komisji, c. Sekretarza Komisji. 3. Pracą Komisji kieruje Przewodniczący Komisji. 4. Komisja Przetargowa w szczególności przedstawia Kierownikowi Zamawiającego propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru oferty najkorzystniejszej, a także występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Rozdział 2 - Prawa i obowiązki członków Komisji Przetargowej § 3 1. Członkowie komisji są obowiązani rzetelnie i obiektywnie wykonywać powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem. 2. Do obowiązków członków komisji należy w szczególności: a. czynny udział w pracach komisji, b. wykonywanie poleceń Przewodniczącego dotyczących prac komisji, c. niezwłoczne informowanie Przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji. § 4 1. Członkowie Komisji Przetargowej: a. uczestniczą we wszystkich pracach komisji, b. mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych, którzy zostali powołani w danym postępowaniu, c. mają prawo zgłoszenia Przewodniczącemu komisji w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń do pracy komisji. § 5 1. Członkowie komisji składają pod rygorem odpowiedzialności karnej pisemne oświadczenie o zaistnieniu lub nie zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy. 2. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, nie złożenia takiego oświadczenia w terminie lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, Przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i występuje do kierownika Zamawiającego o odwołanie tego członka ze składu komisji. 3. Oświadczenie o okolicznościach uzasadniających wyłączenie członka komisji Przewodniczący komisji włącza do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Wobec Przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego § 6 1. Pracami komisji kieruje jej przewodniczący. 2. Przewodniczący komisji w szczególności: a. ustala organizację pracy komisji oraz wyznacza miejsce i terminy posiedzeń komisji; b. prowadzi posiedzenia komisji; c. informuje członków komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy i przepisów wykonawczych; d. odbiera od członków komisji oświadczenia, o których mowa w § 5 ust. 1; e. przedkłada Kierownikowi Zamawiającego do zatwierdzenia projekty dokumentów przygotowanych przez komisję; f. wskazuje członka komisji kierującego pracami komisji w czasie nieobecności Przewodniczącego; g. wskazuje członka komisji lub inną osobę zastępującą Sekretarza w czasie jego nieobecności; h. informuje Kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. § 7 1. Do obowiązków Sekretarza komisji należy: a. dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję, zgodnie z przepisami ustawy; b. organizowanie – w uzgodnieniu z Przewodniczącym – posiedzeń komisji; c. opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję – w zakresie zleconym przez Przewodniczącego; d. obsługa techniczno-organizacyjna i sekretarska komisji; e. prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez Przewodniczącego; f. przesyłanie po zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną wniosków, ogłoszeń i innych dokumentów przygotowanych przez komisję; g. przechowywanie protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego – w trakcie jego trwania; h. czuwanie nad prawidłowością realizacji zasady jawności postępowania, a zwłaszcza udostępnianie protokołu postępowania oraz załączników do protokołu; i. czuwanie nad ochroną wiadomości objętych tajemnicą; j. wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów i poleceń Przewodniczącego komisji. Rozdział 3 - Tryb pracy komisji przetargowej § 8 1. Komisja rozpoczyna pracę z datą podpisania przez Kierownika Zamawiającego zarządzenia o powołaniu Komisji Przetargowej. 2. Komisja kończy pracę z chwilą wyłonienia wykonawcy w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i zawarcia umowy z wykonawcą albo z chwilą unieważnienia postępowania. § 9 1. Posiedzenia komisji, organizację pracy komisji oraz podział pracy pomiędzy członków komisji. ustala Przewodniczący. Z posiedzeń komisji Sekretarz Komisji sporządza protokół. 2. O miejscu i terminie posiedzenia komisji Sekretarz komisji powiadamia członków komisji z odpowiednim wyprzedzeniem. § 10 1. Komisja rozstrzyga na posiedzeniach w obecności co najmniej połowy jej członków. 2. Komisja rozstrzyga w drodze uzgodnienia, głosowania (zwykłą większością głosów ). 3. W razie równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego. 4. Członek Komisji nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać załączenia jego pisemnego stanowiska do protokołu postępowania. § 11 1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub przeprowadzenie innych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wymaga wiadomości specjalnych, Przewodniczący komisji może wystąpić do Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej z wnioskiem o zasięgnięcie opinii biegłego (rzeczoznawcy). Wniosek powinien określać przedmiot opinii (np. zestaw pytań do biegłego) oraz propozycję odpowiedniej kandydatury na biegłego. 2. Do biegłych (rzeczoznawców ) stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące praw i obowiązków członków komisji. § 12 1. Pisemny protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy sporządza Sekretarz komisji. 2. Przewodniczący przedkłada protokół z postępowania o zamówienie publiczne Dyrektorowi Zarządu Spółki do zatwierdzenia. § 13 1. Do udzielania wyjaśnień i informacji związanych z pracą komisji uprawniony jest jej Przewodniczący albo upoważniony przez Przewodniczącego członek komisji. Rozdział 4 - Kolejne czynności komisji § 14 1. Komisja przygotowuje do zatwierdzenia przez Dyrektora Zarządu Spółki lub osobę przez niego upoważnioną następujące dokumenty: a. propozycję wyboru trybu postępowania wraz z uzasadnieniem, z zastrzeżeniem ust. 2, b. projekt zawiadomienia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy, c. projekt dokumentu stanowiącego podstawę złożenia oferty. 2. Zastosowanie trybu przetargu nieograniczonego lub ograniczonego nie wymaga zatwierdzenia przez Kierownika Zamawiającego. § 15 1. Po wszczęciu postępowania Sekretarz komisji: a. przekazuje zainteresowanym wykonawcom dokumenty stanowiące podstawę złożenia oferty; b. prowadzi ewidencję wykonawców, którym przekazał dokumenty stanowiące podstawę złożenia oferty; c. przyjmuje zapytania i żądania wyjaśnień dokumentów stanowiących podstawę złożenia oferty; d. po przygotowaniu przez komisję odpowiedzi na zapytania i żądania wyjaśnień, o których mowa w pkt. 3 przekazuje wyjaśnienia wszystkim wykonawcom, którym przekazał dokumenty stanowiące podstawę złożenia oferty; e. w razie zwołania zebrania wykonawców sporządza protokół zebrania. § 16 1. Podczas otwarcia ofert Przewodniczący komisji zobowiązany jest zapewnić, aby: a. przed otwarciem ofert Sekretarz komisji poinformował o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia: b. otwarcie ofert nastąpiło w miejscu i terminie, o których poinformowano wykonawców; c. przed otwarciem każdej z ofert sprawdzono i okazano obecnym na posiedzeniu stan zabezpieczenia ofert; d. oferty złożone po wyznaczonym terminie ich składania nie były otwierane, a wykonawcy, którzy te oferty złożyli zostali o tym fakcie poinformowani; e. po upływie terminu na wniesienie protestu oferty złożone po terminie zostały zwrócone; f. po otwarciu każdej z ofert odczytano informacje wymagane przepisami ustawy. § 17 1. Po otwarciu ofert komisja: a. ustala, czy wykonawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego; b. wnioskuje do Kierownika Zamawiającego lub do osoby przez niego upoważnionej o wykluczenie wykonawców – w przypadkach określonych w ustawie; c. bada oferty złożone przez wykonawców nie wykluczonych z postępowania oraz stwierdza, czy nie podlegają one odrzuceniu; d. poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, zawiadamiając wykonawców o poprawieniu omyłek; e. wnioskuje do Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych w ustawie; f. ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu; g. przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź występuje o unieważnienie postępowania – przedstawiając Dyrektorowi Zarządu Spółki lub osobie przez niego upoważnionej odpowiednie projekty pism. § 18 1. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opiniami biegłych ( jeżeli zostali powołani ). 2. Ocena ofert powinna odbywać się w warunkach umożliwiających niezbędną swobodę i niezawisłość członków komisji. 3. Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w dokumentach stanowiących podstawę złożenia oferty. 4. Każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny, z zastrzeżeniem ust. 6. 5. W przypadku konieczności posiadania wiedzy specjalistycznej, potrzebnej do merytorycznej oceny złożonych ofert, członek komisji nie posiadający takiej wiedzy może wystąpić do Przewodniczącego komisji o wyłączenie go z czynności oceny ofert. 6. Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami można sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert. W takim przypadku pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny, o którym mowa w ust. 4 zastępuje się pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty. 7. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy, komisja występuje o unieważnienie postępowania. Pisemne uzasadnienie takiego wniosku (pisma) powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania. § 19 Sekretarz komisji po zakończeniu prac komisji przekazuje umowę zawartą w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie postępowania i realizację zamówienia. Rozdział 5 - Protesty § 20 1. Po wniesieniu protestu na czynności podejmowane w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Sekretarz komisji przetargowej przygotowuje informację o wniesieniu protestu wszystkim wykonawcom biorącym udział w postępowaniu. 2. Komisja przygotowuje projekt rozstrzygnięcia protestu i przedstawia go Dyrektorowi Zarządu Spółki lub innej osobie upoważnionej do zatwierdzenia. 3. Przy opracowywaniu projektu rozstrzygnięcia protestu komisja może zasięgnąć opinii radcy prawnego.