REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ SEKTOROWYCH 2009-11-04 0825 Art. czytany: 3950 razy REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ SEKTOROWYCH Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 1/2009 z dnia 10.02.2009r. Regulamin zamówień sektorowych REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ SEKTOROWYCH przez Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Skarżysku-Kamiennej dokonywanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008r Nr 171 poz.1058); cyt. dalej jako: Pzp. Rozdział l - Postanowienia ogólne § 1 1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień stanowiących zamówie¬nia sektorowe w myśl art. 132 i 133 ustawy Pzp o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 412.000 euro dla dostaw lub usług oraz kwoty 5.150.000 euro dla robót budowlanych. 2. Postanowień Regulaminu nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartość kwot wskazanych w ust 1. 3. Do zamówień o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwot z ust. 1 stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. 4. Regulamin niniejszy obowiązuje wszystkich pracowników Spółki. 5. Bez względu na wartość zamówienia fakt jego udzielenia winien zostać zarejestrowany w sposób określony w przepisach wykonawczych wydanych w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych. Obowiązek rejestracji zamówień ciąży na osobach udzielających tychże zamówień, w terminie 3 dni od daty udzielenia zamówienia. Rejestr wszystkich zamówień udzielanych przez Spółkę prowadzi ………………………………………………… § 2 1. Do udzielania zamówień w imieniu Spółki uprawnione są osoby upoważnione zgodnie z KRS spółki do jej reprezentowania. 2. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia przeprowadza pracownik bezpośrednio odpowiedzialny do realizacji zamówienia lub osoba upoważniona do przeprowadzenia postępowań przez Dyrektora Zarządu Spółki. § 3 Ilekroć w Regulaminie mowa o: 1) cenie - należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. l pkt. l ustawy z dnia 5 lipca 2001r. o cenach (Dz.U. Nr 97, póz. 1050, z 2002 r. Nr 144, póz.1204 oraz z 2003 r. Nr 137, póz. 1302); 2) dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 3) kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Dyrektora Zarządu Spółki Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Skarżysku-Kamiennej. 4) najkorzystniejszej ofercie - należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamó¬wień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący - ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia; 5) ofercie częściowej - należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wykonanie części za¬mówienia; 6) ofercie wariantowej - należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, od¬mienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia; 7) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994r. – Prawo budowlane (Dz. U. z 2003r. Nr 207, poz. 2016, z późn. zm.), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994r. – Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego; 8) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy; 9) wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia; 10) wartość zamówienia - jest to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością; 11) zamawiającym - należy przez to rozumieć Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Ka¬nalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Skarżysku-Kamiennej. 12) zamówieniach - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub ro¬boty budowlane. Rozdział 2 - Zasady udzielania zamówień § 4 1. Procedura określa przebieg planowania, przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Miejskim Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Skarżysku-Kamiennej bez uwzględnienia zamówień finansowanych z udziałem środków zagranicznych przyznanych na podstawie umowy międzynarodowej, chyba że umowa międzynarodowa określa inne niż określone w ustawie Prawo zamówień publicznych procedury udzielania zamówień. 2. Zamówieniem publicznym zwanym dalej „zamówieniem” jest każda umowa odpłatna zawierana między Spółką a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 3. Postępowania o udzielenie zamówienia powinny być prowadzone z zachowaniem następujących zasad: 1. równego traktowania wykonawców przez: a. zakaz dyskryminacji wykonawców; b. określanie wykonawcom jednakowych wymagań merytorycznych, formułowanych jako warunki i kryteria oceny ofert, oraz wymagań formalnych dotyczących żądania złożenia określonych dokumentów i oświadczeń; c. zapewnienie wykonawcom jednakowego dostępu do tych samych informacji; 2. uczciwej konkurencji przez: a. dokonywanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób obiektywny i jednoznaczny, b. określanie odpowiednich do przedmiotu zamówienia wymagań dla wykonawców, pozwalających wszystkim, którzy są w stanie należycie wykonać zamówienie, ubiegać się o to zamówienie, c. zapewnienie konkurencyjności postępowania tj. zaproszenie do postępowania takiej liczby wykonawców, która zapewni wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, d. wykluczenie wykonawców nieuczciwie konkurujących; 3. przejrzystości postępowania przez: a. zagwarantowanie jawności postępowania, b. zachowanie pisemnej formy postępowania. c. obiektywizm przy rozpatrywaniu ofert, jednoznaczne, ostre i wyraźne określenie warunków udziału w postępowaniu oraz przekazanie wykonawcom opisu kryteriów i sposobu dokonywania oceny ofert. § 5 1. Do udzielania zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwot określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień Publicznych, mają zastosowanie zapisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. 2. Postępowanie należy prowadzić, aby wydatki dokonywane były w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 3. Przystępując do udzielenia zamówienia pracownik odpowiedzialny za jego realizację ma obowiązek ustalenia jego wartości z należytą starannością zgodnie z art. 32 – 35 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, należy brać pod uwagę: rodzaj zamówienia, powtarzalność w skali roku budżetowego, inne okoliczności warunkujące zasadność wyłączenia wydatku środków publicznych, jako zamówienie o wartości powyżej kwot określonych w art. 11 ust 8 ustawy Pzp. Ustalenie wartości zamówienia nie może naruszać art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, dotyczącego zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Ustalenie wartości zamówienia dla dostaw i usług może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych w oparciu o np.: informacje zebrane poprzez obecność osoby prowadzącej postępowanie w punktach sprzedaży, informacje ze stron internetowych, katalogów, ogólnie dostępnych cenników itp. , informacje zebrane telefonicznie, skierowanie zapytań pisemnych, faksem, mailem i inne. W przypadku robót budowlanych podstawą do ustalenia szacunkowej wartości zamówienia jest kosztorys inwestorski. 4. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia przeprowadza rozeznanie rynku mające na celu wyłonienie wykonawcy zamówienia, spełniającego możliwie w najszerszy stopniu wymagania ( najkorzystniejsza oferta ), w szczególności analizuje ceny, jakie oferują wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia. Wymagania ustala się biorąc pod uwagę, że dokonywanie wydatków musi następować w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów w oparciu o jednolite kryteria oceny ( przykładowe kryteria: cena , termin realizacji zamówienia, warunki gwarancji, inne zgodnie z wyborem ). Rozdział 3 - Przygotowanie i wszczęcie postępowania § 6 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia wszczyna Dyrektor Zarządu Spółki lub w przypadku jego nieobecności osoba przez niego upoważniona. 2. Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarty w nim wniosek o powołanie komisji przetargowej przygotowuje i przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Zarządu Spółki lub w przypadku jego nieobecności osobie upoważnionej pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia. 3. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 4. Do obowiązku osoby sporządzającej wniosek należy w szczególności: a. opracowanie (opis ) przedmiotu zamówienia z zastosowaniem art. 29-31 ustawy Prawo zamówień publicznych; b. oszacowanie wartości zamówienia, przy uwzględnieniu – w zależności od rodzaju zamówienia – art. 32-35 ustawy Prawo zamówień publicznych; c. przeprowadzenie analizy rynku potencjalnych wykonawców. 5. Wniosek o którym mowa winien być przygotowany przy uwzględnieniu odpowiedniego wyprzedzenia czasowego umożliwiającego zapewnienie terminu realizacji zamówienia wskazanego we wniosku jako wymagany, w tym także ewentualnej procedury odwoławczej. 6 . Do wniosku, pracownik przygotowujący postępowanie jest zobowiązana dołączyć projekt umowy. Rozdział 4 - Prowadzenie postępowania § 7 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwot określonych w w art. 11 ust 8 ustawy Pzp. przygotowuje i przeprowadza komisja przetargowa. 2. Członków komisji do przeprowadzenia określonych postępowań powołuje i odwołuje Zarządzeniem Dyrektor Zarządu Spółki, w składzie zapewniającym sprawność postępowania, nie mniejszym jednak niż 3 osób, w tym Przewodniczący i Sekretarz. 3. Członkami komisji przetargowej są pracownicy Spółki. 4. W skład komisji mogą wchodzić osoby nie będące pracownikami Spółki, jeżeli jest to uzasadnione koniecznością skorzystania w trakcie postępowania ze specjalistycznej wiedzy takich osób. Przewodniczącym komisji zawsze jest pracownik Spółki. 5. Przewodniczący organizuje prace komisji, w szczególności zwołuje jej posiedzenia i zawiadamia o tym fakcie członków komisji i w razie potrzeby oferentów. 6. Komisja przetargowa pracuje zgodnie z regulaminem zatwierdzonym przez Dyrektora Zarządu Spółki załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia . § 8 1. Wyłonienie wykonawcy lub unieważnienie postępowania wraz z dokonaniem czynności im towarzyszących, po ewentualnym przeprowadzeniu procedury odwoławczej lub podpisaniem umowy kończy postępowanie przetargowe. 2. Umowę z wybranym w drodze przetargu oferentem podpisują w imieniu Spółki osoby upoważnione zgodnie z KRS spółki do jej reprezentowania. 3. Oryginał zawartych umów pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia obowiązany jest przechowywać razem z dokumentacją przetargową. Okres przechowywania dokumentacji przetargowej (oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania, korespondencja z Wykonawcami oraz Urzędem Zamówień Publicznych) wynosi 5 lat, natomiast umowy zawarte z wykonawcami – 10 lat. Licząc pełne lata od zakończenia postępowania przetargowego. § 9 Pracownik przygotowujący postępowanie przetargowe i realizujący zamówienie jest odpowiedzialny za zgodność realizowanych dostaw, usług i robót budowlanych z postanowieniami umowy. Do jego obowiązków należy odbiór przedmiotu zamówienia i zebranie dokumentów niezbędnych do jego rozliczenia. Rozdział 5 – Plany zamówień publicznych § 10 1. Pracownicy Spółki są obowiązani do sporządzenia zestawienia planowanych zamówień publicznych na rok następny w terminie do dnia 15 grudnia roku bieżącego. 2. Zestawienie planowanych zamówień publicznych musi zawierać: a. opis przedmiotu zamówienia, b. kod zamówienia, c. wartość szacunkową zamówienia ( bez podatku VAT ), d. proponowany tryb postępowania o udzielenie zamówienia. 3. Zestawienie, o którym mowa w ust. 2 należy sporządzić odrębnie dla dostaw, usług i robót budowlanych. 4. Wzór zestawienia, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu. Rozdział 6 - Postanowienia końcowe § 11 1. Regulamin niniejszy wchodzi w życie w dniu 01.05.2009r.