Zarządzenie Nr 5 / 2004 - w sprawie : zasad przeprowadzania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej 2004-03-12 1342 Art. czytany: 2173 razy Z dnia: z dnia 9 stycznia 2004 r. Zarządzenie Nr 5 / 2004 Prezydenta Miasta Skarżysko – Kamienna z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie : zasad przeprowadzania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej Na podstawie art. 31 ustawy o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z późn. zmianami ), art.35 ustawy z dnia 16 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 1998 r. Nr 155 poz. 1014 z późn. zmianami ) oraz § 35 ust. 1 i 2 pkt. 3 i ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Skarżysku – Kamiennej stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 40/2003 Prezydenta Miasta z dnia 24 marca 2003 r. zarządzam co następuje : § 1. Wprowadzam zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej ,stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia. § 2. Traci moc Zarządzenie Nr 18/2003 Prezydenta Miasta Skarżyska – Kamiennej z dnia 4 lutego 2003 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu kontroli wewnętrznej. § 3. Odpowiedzialnym za wykonanie niniejszego zarządzenia czynię Sekretarza Miasta. § 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Prezydent Miasta Waldemar Mazur Załącznik do Zarządzenia Nr 5/2004 Prezydenta Miasta Skarżyska-Kamienna, z dnia 9.01.2004 r. Zasady przcprowadzania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej § 1. Zasady przeprowadzania kontroli wewnetrznej w Urzędzie Miasta Skarżyska-Kamiennej i zewnętrznej w jednostkach organizacyjnych Miasta Skarżyska-Kamiennej oraz w jednostkach organizacyjnych nie będących jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie otrzymanych dotacji z budżetu Miasta, zwane w dalszej części Zasadami, określają szczegółowo wykonywanie kontroli oraz postępowania wyjaśniającego. § 2. Ilekroć w Zasadach jest mowa o: 1) kontrolowanej jednostce należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne sporządzające samodzielnie bilans, a także jednostki organizacyjne nie będące jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie otrzymanych dotacji z budżetu Miasta. 2) kierowniku kontrolowanej jednostki - należy przez to rozumieć dyrektorów jednostek organizacyjnych, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, instytucji kultury, samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej oraz spółek prawa handlowego, w których Miasto posiada udziały lub akcje jeżeli o przeprowadzenie kontroli zwróciły się władze statutowe spółki, 2) zarządzającym kontrole - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta lub Sekretarza Miasta w zakresie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, bądź upoważniona przez nich osoba. 4) kontrolującym - należy przez to rozumieć: - Komisję Rewizyjną Rady Miasta we wszystkich sprawach zleconych przez Radę Miasta oraz na podstawie planu pracy, - Prezydenta Miasta, zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza, Skarbnika w sprawach funkcjonowania Urzędu, - Naczelników Wydziałów w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległych oraz z polecenia Prezydenta w stosunku do właściwych jednostek organizacyjnych, - pracowników Komórki ds. Kontroli Urzędu Miasta lub inną osobę wyznaczoną przez zarządzającego kontrolę. § 3. Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktyczego działalności kontrolowanej jednostki, o której mowa w § 1 oraz Wydziału lub innych równorzędnych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Skarżyska-Kamiennej w zakresie określonym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli i programie kontroli oraz dokonanie oceny tej działalności. § 4. Ogólne zasady organizacji kontroli: 1. Kontrole mogą być przeprowadzane jako: 1) kompleksowe, które obejmują całokształt jednostki kontrolowanej, 2) problemowe, które obejmują wybrane zagadnienia z działalności jednostki kontrolowanej, 3) doraźne, które maja charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń, 4) sprawdzające, których celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń i wniosków z kontroli lub sprawdzenia zasadności odwołania się jednostki. 2. Działalność kontrolna jest ewidencjonowana w dzienniku przeprowadzanych kontroli wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zasad. § 5. 1. Zadania kontrolne winny być realizowane w oparciu o roczny plan kontroli zewnętrznej i roczny plan kontroli wewnętrznej. 2. W razie potrzeby niezależnie od planów kontroli, o których mowa w ust. 1, zarządzający kontrole może zarządzić kontrolę doraźną. 3. Plany kontroli sporządza Komórka ds. Kontroli na następny rok kalendarzowy, w terminie do 15 stycznia. Plany podlegają zatwierdzeniu przez zarządzającego kontrole. 4. Plan kontroli wewnętrznej sporządza Komórka ds. Kontroli przy współpracy z Sekretarzem Miasta. 5. Zarządzający kontrole może dokonać zmiany w planach kontroli. 6. Przy opracowaniu planów kontroli uwzględnia się w szczególności: 1) wyniki wcześniejszych kontroli, 2) wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków, 3) informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji i stowarzyszeń pozarządowych, a także pochodzące ze środków komunikacji społecznej. 7. Plany kontroli winny być opracowane wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 3 do regulaminu i powinny w szczególności określać: 1) temat kontroli, 2) nazwę jednostki kontrolowanej, 3) termin kontroli, 4) nazwiska kontrolujących. 8. Roczny plan kontroli zewnętrznej i roczny plan kontroli wewnętrznej podlegają zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta. § 6. 1. Przed przystąpieniem do kontroli, kontroler upoważniony do jej przeprowadzania sporządza program kontroli i przedstawia go w celu zatwierdzenia Prezydentowi. 2. Program kontroli powinien w szczególności określać: 1) jednostkę kontrolowaną, 2) badany okres, 3) rodzaj kontroli, 4) przedmiotowy zakres kontroli. § 7. 1. Kontrolę przeprowadza kontroler, na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia podpisanego przez zarządzającego kontrolę wg wzoru stanowiący załącznik nr 4. 2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli winno ściśle określać termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli oraz zakres kontroli. Do okresu trwania kontroli zalicza się czas przeznaczony na wykonanie czynności kontrolnych oraz opracowanie materiałów pokontrolnych, a w szczególności: protokołu, oświadczeń i innych załączników. 3. Przedłużenie czasu trwania kontroli może nastąpić m.in. w przypadkach ujawnienia nadużyć lub poważnych nieprawidłowości, a także w innych przypadkach, na wniosek kontrolującego. 4. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontrolujący zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie kontroli oraz dokonuje wpisu do ewidencji kontroli prowadzonej w jednostce . 5. Jeżeli kontrola jest prowadzona przez zespół wieloosobowy, zarządzający kontrolę wyznacza koordynatora zespołu, który dokonuje podziału czynności kontrolnych. 6. Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego małżonka, krewnych lub powinowatych. O wyłączeniu z postępowania kontrolnego decyduje zarządzający kontrolę. § 8. 1. Kontrola jest przeprowadzana w jednostce kontrolowanej w czasie pracy określonym jej regulaminem organizacyjnym, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli również w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy. 2. Kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzane, również w siedzibie zarządzającego kontrolę. § 9. Dla realizacji celów o których mowa w § 3 : 1. Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest w szczególności do: 1) zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, 2) przedstawienia na żądanie kontrolującego wszelkich dokumentów i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, 3) niezwłocznego informowania kontrolera o podjętych działaniach zaradczych i usprawniających, 4) udzielenia kontrolerom ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą, 5) sporządzania uwierzytelnionych odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do kontroli, 6) zapewnienia nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolera materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej. 2. Kontroler obowiązany jest w szczególności do: 1) obiektywnego ustalenia stanu faktycznego i prawnego oraz rzetelnego jego udokumentowania, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenia ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych. 2) informowania kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych i usprawniających. 3. Pracownicy kontroli legitymujący się upoważnieniem do przeprowadzania kontroli mają prawo do: 1) swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskiwania przepustki, chyba, że obowiązek taki wynika z przepisów powszechnie obowiązujących, 2) wglądu do wszystkich dokumentów związanych z działalnością kontrolowanych jednostek, zabezpieczenia dokumentów i innych materiałów dowodowych, 3) przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu okresowych czynności w obecności pracownika jednostki kontrolowanej wyznaczonego przez jej kierownika, 4) żądania od pracowników jednostek kontrolowanych udzielenia ustnych i pisemnych wyjaśnień, 5) sporządzania niezbędnych do przeprowadzenia kontroli odpisów, kopii lub wyciągów z dokumentów, 6) korzystania w razie potrzeby z pomocy biegłych i specjalistów, 7) utrwalania czynności kontrolnych za pomocą urządzeń technicznych. § 10. Tryb przeprowadzania kontroli: 1. Kontrolujący wykonuje czynności kontrolne w oparciu o treść upoważnienia i programu kontroli. 2. Kontrolujący dokonuje ustaleń na podstawie dowodów. Do dowodów zalicza się w szczególności: dokumenty, dowody księgowe, dane z ewidencji i sprawozdawczości, oględziny, wyjaśnienia i oświadczenia pracowników, opinie biegłych. 3. Przy dokonywaniu oględzin magazynu, kontroli kasy i podobnych czynności niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej materialnie, a w razie jej nieobecności - komisji powołanej przez kierownika jednostki kontrolowanej. Z przebiegu wykonywania czynności kontrolnych sporządza się odpowiednie dokumenty, tj. protokół kontroli i załączniki w miarę potrzeb. 4. Każdy pracownik jednostki kontrolowanej może w związku z kontrolą złożyć z własnej inicjatywy pisemne oświadczenie. 5. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie o popełnieniu przestępstwa kontrolujący niezwłocznie winien zawiadomić Prezydenta Miasta, który podejmuje decyzje co do dalszych czynności. 6. Ustalenia z kontroli dokumentuje się w formie protokołu. 7. Protokół winien zawierać: 1) zastrzeżenie, że służy tylko do użytku służbowego, 2) nazwę jednostki kontrolowanej w jej pełnym brzmieniu oraz jej adres, 3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z podaniem ewentualnych przerw w kontroli, 4) imiona i nazwiska osób kontrolujących oraz datę i numer upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, 5) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą, 6) imiona i nazwiska kierownictwa jednostki kontrolowanej wraz z okresami zatrudnienia ich na tych stanowiskach, 7) imiona i nazwiska osób, w których obecności przeprowadzono kontrolę, 8) informację o sporządzonych protokołach dodatkowych, odpisach i wyciągach, oświadczeniach, zabezpieczonych dowodach, 9) spis załączników stanowiących część składową protokołu, 10) informację o poinformowaniu kierownictwa jednostki kontrolowanej o przysługującym mu uprawnieniu do wniesienia w ciągu 7 dni roboczych ewentualnych zastrzeżeń do protokołu, 11) dane o liczbie sporządzanych egzemplarzy protokołu oraz informację o doręczeniu jednego egzemplarza kierownikowi kontrolowanej jednostki, 12) informacje o dokonaniu wpisu do książki kontroli, 13) miejsce i data podpisania protokołu , 14) podpisy kontrolującego ( kontrolujących) i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu. 9. Ponadto protokół winien określać fakty stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w badanym okresie, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki oraz nazwiska osób odpowiedzialnych za ich powstanie jak, również osiągnięcia i przykłady działań godnych upowszechniania. 10. Kierownik jednostki kontrolowanej na wniosek kontrolującego organizuje naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń kontroli oraz środków zmierzających do usprawnienia badanej działalności. 11. Uczestnikami narady są : 1) kierownik jednostki kontrolowanej. 2) kontrolujący. 3) inne osoby wyznaczone przez kierownika jednostki kontrolowanej. 12. Protokół kontroli winny podpisać osoby kontrolujące i kierownik jednostki kontrolowanej oraz jej główny księgowy, jeżeli kontrola obejmuje sprawy finansowe. 13. Jeżeli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik kontrolowanej jednostki lub główny księgowy zgłaszają zastrzeżenia co do jego treści, kontrolujący winien dodatkowo zbadać zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych przypadkach uzupełnić lub skorygować protokół. 14. Jeżeli kierownik kontrolowanej jednostki lub główny księgowy odmawiają podpisania protokołu kontroli są zobowiązani złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. Wyjaśnienie należy zgłosić na piśmie w ciągu 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 15. Protokół , którego podpisania odmówił kierownik lub główny księgowy kontrolowanej jednostki podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu dołączając złożone przez kierownika lub głównego księgowego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. 16. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. 17. Kopię protokołu kontrolujący pozostawia kierownikowi jednostki kontrolowanej lub jego zastępcy 18. Kierownik jednostki kontrolowanej może zgłosić zarządzającemu kontrolę w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia podpisania protokołu pisemne wyjaśnienie, co do zawartych w protokole ustaleń. § 11. Uproszczone postępowanie kontrolne: 1. Uproszczone postępowanie kontrolne może być stosowane w razie konieczności: 1) przeprowadzenia doraźnych kontroli w celu sporządzenia odpowiednich informacji dla zarządzającego kontrolę, 2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg i wniosków oraz listów mieszkańców, 3) przeprowadzenia badania dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podlegających kontroli, 4) przeprowadzenia kontroli sprawdzającej zwłaszcza w zakresie sprawdzenia rzetelności odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne. 2. Z uproszczonego postępowania kontrolnego sporządza się sprawozdanie. Sprawozdanie podpisuje kontrolujący, informując kierownika jednostki kontrolowanej o dokonanych ustaleniach. 3. Sprawozdanie, o którym mowa w § 11 ust.2, zawiera opis stwierdzonych faktów i zebranych dowodów, ocenę realizacji zadań i zgodności działania kontrolowanej jednostki z przepisami prawa oraz wnioski wynikające z ustaleń kontroli. Do sprawozdania załącza się dowody związane z jego treścią . 4. Sprawozdanie z kontroli powinno ponadto zawierać dane i informacje wymienione w § 10 ust. 8 pkt 2-5. 6. Jeżeli wyniki uproszczonego postępowania kontrolnego wskazują na potrzebę pociągnięcia określonych osób do odpowiedzialności służbowej, materialnej lub karnej, należy sporządzić protokół kontroli. § 12. Postępowanie pokontrolne: 1. W razie stwierdzenia w toku kontroli istotnych nieprawidłowości i uchybień należy w terminie 1 miesiąca od daty podpisania protokółu , skierować do tej jednostki wystąpienie pokontrolne. Wystąpienie pokontrolne podpisuje zarządzający kontrole lub upoważniona przez niego osoba. 2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis kontroli ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, ich rozmiarów, nazwiska osób odpowiedzialnych za ich powstanie, wnioski i zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz usprawnienie badanej działalności. 3. W przypadkach uzasadnionych wynikami kontroli wystąpienie pokontrolne winno również zawierać wnioski o pociągnięcie do odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. 4. Wystąpienie pokontrolne otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej, za potwierdzeniem odbioru, względnie pocztą poleconą oraz jest przekazywane do wiadomości wydziału sprawującego nadzór merytoryczny nad kontrolowaną jednostką, lub rady nadzorczej w przypadku kontroli spółek prawa handlowego. 5. Wystąpienie pokontrolne winno zawierać określony termin wykonania i złożenia sprawozdania z przebiegu jego realizacji. § 13. 1. W przypadku ujawnienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 138 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (DzU z 2003r, Nr 15, poz. 148, z póź. zmian.) na podstawie materiałów z przeprowadzonej kontroli kontrolujący opracowuje projekt zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych. 2. Zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych podpisuje zarządzający kontrolę. § 14. 1. Kontrolujący dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych zakładając i prowadząc akta kontroli. 2. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z kolejnością, dokonywanych czynności numerując ich kolejne strony. 3. Akta kontroli obejmują. w szczególności: 1) upoważnienia do kontroli, 2) program kontroli, 3) protokół kontroli (sprawozdanie z kontroli ), 4) wystąpienia pokontrolne, 5) zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, 6) korespondencja związana z kontrolą, m.in.: wyjaśnienia kierownika jednostki kontrolowanej . 4. Akta kontroli służą tylko do użytku służbowego. 5. Akta kontroli mogą być udostępniane innym osobom lub instytucjom jedynie na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U., Nr 112, poz.. 11982. późn. zmian.). § 15. 1. Komisja Rewizyjna Rady Miasta, Naczelnicy Wydziałów oraz Komórka ds. Kontroli sporządzają roczne sprawozdanie z działalności kontrolnej w terminie do dnia 1 lutego następnego roku kalendarzowego i przedstawiają go zarządzającemu kontrole do zatwierdzenia. 2. Sprawozdanie zawiera w szczególności informacje o: 1) liczbie kontroli zewnętrznych i wewnętrznych przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzajów i problematyki kontroli , a także liczby skontrolowanych jednostek, 2) stwierdzonych nieprawidłowościach, przyczynach ich powstania oraz o osobach za nie odpowiedzialnych, 3) liczbie wszczętych postępowań dyscyplinarnych i zawiadomień o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skierowanych do organów ścigania, 4) liczba skierowanych do rzecznika dyscypliny finansów publicznych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, 5) liczbie niezrealizowanych kontroli w roku sprawozdawczym. -Instrukcję opracowały: mgr Ewa Barańska .................................... Akceptacja ..................................... mgr Monika Biskup .................................... Prezydent Miasta